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Du kennst das wahrscheinlich: Es gibt eintausend Dinge, die es zu erledigen gibt: Calls mit potenziellen Klienten und anderen Kollegen, E-Mails die man beantworten muss. Man muss an der Website arbeiten, usw. Die Liste kann unglaublich lang sein.
Das häufigste Problem ist, dass am Ende des Tages die To-do-Liste zwar abgehakt ist, doch handelt es sich meist um die administrativen Routinen. Doch die wichtigen, einkommen-generierenden Aufgaben sind dann doch nicht am Ende des Tages erledigt.
Keine klaren Vorgaben als Selbstständiger
Das größte Problem ist deine Freiheit als Selbstständiger. Solange du angestellt bist, wird dir dein Tagesablauf durch Aufgaben vorgegeben. Als Selbstständiger genießt die Freiheit tun und lassen zu können, was du möchtest. Doch darin besteht ein Risiko: Alles tun zu können führt schnell dazu zu wenig zu tun oder die falschen Dinge anzugehen.
Zeitmanagement + Energiemanagement = Fokuszeiten
Wenn du von Zeitmanagement hörst hast du sicher schon oft gesagt bekommen, dass man nicht seine Zeit managen kann, sondern nur seine Energie. Wir denken es gilt beides zusammen zu betrachten.
Schaue dir einmal dein Energiemanagement an: Wann hast du viel Energie und wann wenig? Bist du ein Morgenmensch (eine Lerche) oder ein Nachtmensch (also eine Eule)? Beobachte einmal wie du dich regulär verhältst und was dein Körper dir sagt, wenn du früh aufstehst und loslegst oder dich nach dem Abendessen noch an den PC setzt. Zu welchem Typ gehörst du?
Schaue dir danach einmal anhand deiner letzten Arbeitswoche an, an welchem Tag und zu welcher Stunde du den größten Fortschritt für dein Business erzielt hast. Den am Ende entscheidet nur ein ganz geringer Teil deines Tages über deinen produktiven Outcome. Betrachte für diese Überlegung wirklich nur die Arbeiten, die dein Business voranbringen und nicht die ganzen notwendigen Aufgaben, wie das Abarbeiten deines E-Mail-Postfachs.
Am Ende wirst du für dich deine Fokuszeiten gefunden haben.
Was machst du mit Energie-Tiefpunkten?
Du hast jetzt herausgefunden, wie du die produktivsten Zeiten für dich in deinem Tag herausfinden kannst. Klar wirst du diese zum fokussierten Arbeiten nutzen. Doch was machst du in der Zeit, von der du weißt, dass du so gut wie nichts auf die Reihe bekommen wirst. Häufig ist das z.B. direkt nach dem Mittagessen.
Wichtig ist zu verstehen, dass diese Zeiten keine Zwangspausen bedeuten! Du legst lediglich die Aufgaben in diese Zeit, für die keiner Anstrengung bedürfen, wie z.B. das Beantworten von E-Mails oder Kundengespräche.
Zum Verständnis:
In deinen Fokuszeiten erledigst du energieraubende Aufgaben. Während eines Tiefs erledigst du die Aufgaben, die dir wieder Energie bringen!
Diese Vorgehensweise ermöglicht dir über den ganzen Tag hinweg ein gesundes Energieniveau zu halten.
Mache regelmäßige Pausen
Die Überschrift verrät es dir bereits: Pausen sind wichtig. Nein, wir würden sogar sagen essenziell! Trage sie dir in deinen Kalender ein oder stelle dir einen Wecker. Jede Pause zahlt wieder auf dein Energiemanagement ein. Sie ermöglicht es dir, deinen Körper zu bewegen und deinen Geist zu befreien und zu füttern. Deshalb solltest du in jeder Pause
- Wasser zu dir nehmen
- Sauerstoff tanken
- Bewegung integrieren
Stehe vom Schreibtisch auf und verlasse deinen Arbeitsplatz. Mach das Fenster auf oder einen kurzen Spaziergang an der frischen Luft. Dein Gehirn braucht Sauerstoff um gut zu funktionieren und deine Physis bestimmt deine Motivation. Bewegung kurbelt deinen Kreislauf an und dich durchströmt neue Energie.
Diese Pausen müssen gar nicht lang sein. Jeweils 5-10 Minuten reichen. Aber mache sie regelmäßig. Jede Stunde eine kurze Pause und nach 3 Stunden eine längere Pause.
Plane einen Puffer ein
Es kommt immer wieder vor, dass dir unvorhergesehene Ereignisse dazwischenkommen oder du doch länger als geplant für eine Aufgabe brauchst. Am Ende des Tages bist du dann frustriert, weil du deine geplanten Aufgaben nicht geschafft hast. Genau für diese Fälle solltest du einen Puffer einbauen. Verplane nur maximal zwischen 60 und 80% deiner Zeit um solche Fälle mit abzudecken.
Erstelle dir einen Stundenplan
Jeder von uns hat mal einen schlechten Tag und schafft dann nicht das selbst auferlegte Pensum. Um nicht sofort frustriert all deine Motivation zu verlieren, denke nicht in Tagen, sondern in Wochen. Erstelle dir einen Stundenplan für die kommende Woche. Setze dir Wochenziele. So kannst du den angesprochenen schlechten Tag einfach innerhalb der Woche „aufholen“ ohne das dieser Tag direkt Auswirkungen auf deine Ziele hat.
Gewinne die Woche und nicht den Tag
Überlege dir für die Wochenplanung wie viel Zeit du für deine Routineaufgaben benötigst und wie viel Zeit für deine wichtigsten Aufgaben. Wie viel Zeit planst du für das Marketing, die Akquise und die Weiterbildung ein? In welche Slots packst du deine Termine und wann ist dein Smartphone zum fokussierten Arbeiten im Flugmodus?
Eine weitere Möglichkeit der Planung ist die Nutzung von Thementagen, an denen du dich ausschließlich einer Tätigkeit widmest. Also nimm dir z.B. einen Tag an dem du nichts anderes machst, als Kundengespräche zu führen oder an deiner Social-Media-Präsenz zu arbeiten.
Ein strukturierter Tag ist also das Ergebnis aus dem Zusammenspiel von Zeit- und Energiemanagement. Plane deine Fokuszeiten im richtigen Slot, halte dir einen Puffer frei und nimm dir immer wieder Pausen. Wenn du das berücksichtigst, hast du die Basis für eine produktive Selbstständigkeit gelegt.
